參展時一定要留意展會上的“數字”

 一個展覽館或展覽會的成功與否,決定的因素多而復雜,很難以單一標準作評估。展覽館和展覽會主辦單位在宣傳刊物或會后報告上,經常用一大堆的相關數字,說 明或推廣某個展覽館的規模或某展覽會如何成功。不可否認,以數字來表達，讀者較為容易掌握和理解,但對有關的宣傳資料和數據, 不作實質了解和分析,就可 能在決定辦展場地或參加哪一個展覽會時,不能作出最明智的選擇。  
      懂得如何細看展覽會宣傳刊物和報告的數字,有助更容易掌握正確和有用的資料,從而做出適當的分析和選擇。  
      展 覽館規模展覽會的規模,通常以所占用面積的大小作顯示。因展覽類別、招展反應, 攤位布局, 通道大小等因素的不同,個別的展覽會在同一展廳內實際裝建的 攤位數目和面積可能有很大差別。所以, 一個展覽會的規模, 應以實際參展商數目和裝建展攤的凈面積來衡量。  
    在展覽館的宣傳物 上,展館場地大小是不可或缺的資料。每個展覽館的設計和布局不盡相同——大堂、通道、會議室、宴會廳、餐飲設施、夾層、室外展場、服務區等所占面積不 一, 所以同樣一個5萬平方米的展覽館,實際可供“展覽用途”的面積可能有很大的差異。再者, 展覽廳形狀、立柱數目、防火和服務設備分布等,亦會對實際 可設展位數量和面積有直接影響。一個無柱長方形展廳,其可設展位面積比率可達65%;而一個非長方形帶立柱展廳,同樣比率可能只有40%。故此,在分析一 個展覽設施規模時,應注重展廳數目和每個展廳可容納多少個標準攤位(3x3米)等相關資料。  
      展覽會數量一個展覽館在宣傳 時, 常以接待或承辦展覽會的數目作推廣。我們應認識到, 有不少題目相關的展覽會是由同一主辦者同時同地舉辦,以減輕成本或互補不足, 這是慣常的發展 策略和商業考慮，可以理解。 所以一個展覽館顯示每年承接展覽會的數字, 可能遠多于實質“展覽活動”的數目。  
      展覽館使用率 一般而言, 展覽館的全年使用率應介乎25%與50%之間。因展覽會的特有性質和明顯的淡旺周期, 一個展覽館的使用率,甚少超過60%。現時國內對于展 覽館使用率的定義, 并未有一套公認的計算標準。不同展覽館可能用完全不同的子數(租用日數、毛租用面積、凈使用面積等)和基數(年月總日數、展場總面 積、個別展廳面積等)作計算方法, 所得的使用率會有極大的差異因此很難作有意義的比較。  
      觀眾數目展覽會主辦者常以大量的觀 眾數目來標榜展覽會的成功。須知與一個展覽項目相關的專業觀眾有一定限量, 亦沒有可能所有相關人士全部前來參觀同一個展覽會。過分龐大的觀眾數量，只會 令人懷疑其真實性。試問在短短的數日展期中, 一個展商如何有效地招待“成千上萬”的觀眾？所以,一個專業的展覽會,觀眾或買家的“質”比“量”更為重 要。  
      交易金額對于透過展覽會促成交易金額的有關報告和數據，筆者通常持保留態度。在現時競爭激烈和復雜的商業環境下,一個專 業展覽會, 現場即時交易的情況不會大多, 展商亦不太可能在展覽會完結后不久,能精確地提供交易金額的資料。同樣因商業理由, 展商未必愿意透露確實交 易金額的數字。再者,展商沒有合約責任申報真實的相關資料, 所提供的數字,可能與實際情況有很大出入而展覽會主辦者無權亦無從復核。